Volgens Rudolf Bosch, toezichthouder en streekarchivaris van Noord-West Veluwe, kunnen zoekgeraakte documenten “tot vervelende consequenties leiden”. Als mogelijk voorbeeld noemt hij een verkeerd besluit over een WMO-aanvraag omdat een dossier niet compleet is. “Dat is een risico.” Er is geen onderzoek gedaan of er daadwerkelijk fouten zijn gemaakt door de slechte archivering en daardoor Zeewoldenaren gedupeerd zijn.
Ernstige zorgen
Het Flevolands Archief is verantwoordelijk voor de controle op de archivering van de gemeente Zeewolde. Dit controle-orgaan had de slechte situatie bij Meerinzicht ook gezien en liet in een brief weten dat er “ernstige zorgen” zijn. “De gemeente kan in deze situatie niet voldoen aan haar verantwoordingsplicht en burgers worden mogelijk gedupeerd.”
De toezichthouder schat dat 60% tot 70% van de digitale bestanden niet in het archief beland. De documenten blijven achter in mailboxen en persoonlijke mappen van medewerkers of in de behandelsystemen van Meerinzicht. Hierdoor kunnen ze kwijtraken, waardoor dossiers niet meer kloppen. Daarnaast is het papieren archief ook nauwelijks toegankelijk, omdat documenten onzorgvuldig zijn opgeslagen.
“Geconstateerd moet worden dat bij de inrichting van dit Domein het archiefbeheer geen prioriteit heeft gekregen en dat ook daarna nauwelijks stappen zijn gezet om dit op orde te brengen” - Toezichthouder Rudolf Bosch
De gemeenten Zeewolde, Harderwijk en Ermelo zijn verantwoordelijk voor het archief van Meerinzicht. In 2018 hebben de drie gemeenten het Domein Sociaal van Meerinzicht opgericht om zorgtaken centraal uit te voeren. De gemeenten hebben afgesproken dat het streekarchivariaat Noord-West Veluwe de archivering bij Meerinzicht controleert.
Wet overtreden
Meerinzicht overtreedt volgens het rapport van het streekarchivariaat ook op meerdere punten de archiefwet. Privacy gevoelige informatie is te lezen door onbevoegden. Een aanbeveling in het rapport is dat er een systeem nodig is bij Meerinzicht om documenten te archiveren, zodat ze niet kwijtraken. En er is meer personeel nodig om alles goed op te slaan.
“Er zijn keuzes gemaakt in het verleden op verkeerde aannames. Namelijk dat digitaal werken altijd leidt tot kostenbesparing” - toezichthouder Rudolf Bosch
Toezichthouder Bosch denkt dat een gebrek aan geld de achterliggende oorzaak is van het slechte archief bij Meerinzicht. Dat geld moet de organisatie krijgen van de drie gemeenten die opdrachtgever zijn. Veel overheidsorganisaties geven het goed bewaren van informatie volgens Bosch te weinig prioriteit en denken vaak dat digitaal archiveren goedkoper is, waardoor veel organisaties kampen met een slecht archief. De situatie bij Meerinzicht noemt hij wel slechter dan gemiddeld.
Geen geld
Meerinzicht laat weten dat om de situatie te verbeteren er iets meer dan 800.000 euro nodig is. Daarnaast moet er meer geld komen om de archivering structureel bij te houden. Zeewolde laat in een reactie aan de toezichthouder weten de aanbevelingen tot verbetering over te nemen, maar er op dit moment geen geld voor heeft. Daar moet eerst de gemeenteraad van Zeewolde over stemmen.
Lees ook: "Burger niet gedupeerd door archiefproblemen Meerinzicht"
085-0640737